Visselblåsarpolicy

Syfte med visselblåsarsystemet
Syftet med denna visselblåsningspolicy är att underlätta för våra anställda och parter som handlar med företaget att rapportera misstänkta oegentligheter i företagets arbete. Genom visselblåsarfunktionen kan vi få reda på oegentligheter, utreda dessa och agera snabbt. Därmed kan vi arbeta med ständiga förbättringar och genom insikt till eventuella brister arbetar vi i sann Kaizen-anda.

Policyn beskriver vidare hur vi säkerställer att vi stöder dig på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med lagen, inklusive EU-direktivet (2019/1937) om skydd av personer som rapporterar brott mot unionsrätten (”EU:s visselblåsardirektiv”). Slutligen beskriver policyn också vilka rättigheter du har och hur du kan utöva dem.

Vad kan rapporteras?
Du är välkommen att lämna en visselblåsarrapport om du fått informationen medan du är i ett arbetsbaserat förhållande till oss och ska grunda sig i konkreta misstankar. Det ska ha allvarlig omfattning och vara av allmänintresse.
I visselblåsarlagen anger man särskilt vikten av att rapportera på följande områden:

• Offentlig upphandling
• Finansiella tjänster, produkter och marknader samt förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism
• Produktsäkerhet och efterlevnad
• Transportsäkerhet
• Miljöskydd
• Strålskydd och kärnsäkerhet
• Livsmedels- och fodersäkerhet, djurs hälsa och välfärd
• Folkhälsa
• Konsumentskydd
• Skydd av integritet och personuppgifter

När skall man inte visselblåsa?
Du ska inte rapportera ärenden som rör arbetsrelaterade klagomål, så som ledningsbeslut, tvister, personalärenden, eller anställningsförfaranden så som missnöje med lön med mera. Dessa faller inte under visselblåsning och ska därför inte rapporteras i visselblåsarkanalen.
Om ditt visselblåsarärende bedöms falla utanför ramen för visselblåsning kommer du få återkoppling om det i visselblåsarkanalen. Ärendet tas då inte vidare utan du behöver agera och ta problemet vidare internt med närmsta chef i första hand och HR eller VD därefter.

Vem kan rapportera?
Visselblåsarkanalen kan användas av alla anställda inom Askling Bil. Leverantörer, tidigare anställda och även andra intressenter kan nyttja visselblåsarkanalen. Andra intressenter kan vara entreprenör, underleverantör eller person med egenföretagarstatus.
Sedvanliga kundärenden eller missnöje med till exempel reklamationer ska skötas med aktuell affärskontakt.
Den som vill rapportera ett ärende kan göra det anonymt. För att skydda uppgiftslämnare finns visselblåsarlagstiftningen, denna visselblåsarpolicy och visselblåsarkanalen.

Rapportera visselblåsarärend
Rapportering sker via vårt externa visselblåsarsystem Whistlelink och kan göras skriftligen eller muntligen via röstmeddelandesystemet.

Du kan väja om du vill vara anonym eller öppen med din identitet när du gör en anmälan. Väljer du att vara anonym är det viktigt att du själv följer processen och håller fortsatt dialog via visselblåsarkanalen.

• Beskriv ditt ärende och din anmälan grundligt och bifoga allt som kan ha relevans för ditt ärende
• Beskriv fakta och utelämna inte detaljer
• Rapportering får inte lämnas med falska uppgifter eller skadligt uppsåt.
• Om du inte väljer att rapportera via skrift eller muntligt med röstmeddelandefunktionen kan du meddela önskemål om personligt möte. Det gör du under rubriken ”vill du lägga till mer information”.
• Viktigt – notera ärendenummer och kod för att logga in och följa ditt ärende

Rapportera här: https://asklingbil.whistlelink.com/

Vem tar emot anmälan?
Alla rapporter tas emot och hanteras av antingen HR-ansvarig eller VD. Om ditt ärende berör en av de mottagande parterna hanteras ditt ärende av den andra parten. Vid behov tas hjälp av externa aktörer för en opartisk bedömning och utredning.

Följ ditt ärende
Vi kommer att bekräfta mottagandet av visselblåsarrapporten från dig inom sju dagar efter mottagandet. Kommunikation sker i visselblåsarkanalen, det är därför viktigt att du noterar ditt ärendenummer och verifieringskod som du delges vid inrapportering.

• Notera ärendenummer
• Notera verifieringskod

Senast tre månader från bekräftelsen rapporten mottagits kommer du att få feedback via systemet.

Personuppgifter
Rättigheter för personer som förekommer i visselblåsarärenden skyddas enligt gällande dataskydds- och visselblåsarlagstiftning. Personliga data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas.

I övrigt hänvisar vi vår integritetspolicy.

Missbruk
Rapportering skall endast ske om du verkligen misstänker att allvarligt missförhållande föreligger. Anklagelser får inte göras med skadligt uppsåt eller falsk information, även om du inte behöver ha bevis för din misstanke. Anmälningar får inte grunda sig på rykten eller hörsägen.

Extern rapportering av visselblåsarärenden
Slutligen vill vi också klargöra att om intern rapportering inte är lämplig är det möjligt att lämna en visselblåsarrapport externt till behöriga myndigheter och i relevanta fall till institutioner, organ, kontor eller byråer för EU. Kontaktinformation till externa rapportkanaler hittar du här:

www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/

Hur kontaktar du oss?
Om du har några frågor om den här visselblåsarpolicyn och/eller hur du lämnar in en visselblåsarrapport, vänligen kontakta oss via följande kontaktinformation:

Askling Bils kontaktuppgifter

HR-ansvarig Lovisa Holgersson, lovisa.holgersson@asklingbil.se

Whistleblowing Solution AB: s kontaktinformation

Territory Manager Annelie Demred, annelie.demred@whistlelink.com